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2013年1月29日
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整理•撰文 / 吳升皓 審訂 / 吳念祖（資策會數位教育研究所資訊技術訓練中心組長）
專案採購指的是，當專案團隊無法自行生產某些產品或服務時，為了讓專案團隊的時程安排更順暢，以及提高工作效益，就會考量將之外包給其他廠商。而針對這些從外部（外包廠商）取得產品、服務或結果的所有流程進行掌控，即為專案採購管理。
在專案管理的9個知識領域中，採購管理或許不像時間管理、成本管理和範疇管理那樣受到關注，被視為是專案管理的重要支柱，然而採購的影響力也不容輕忽，像是公共工程採購發包管理的優劣，不但關係到工程執行的成敗，甚至還會牽動到後續的公共安全。
6道程序，嚴守採購管理
根據《專案管理知識體指南》（PMBOK® Guide）定義，專案採購管理流程包括4部分：
1.規畫採購：簡單地說，就是決定產品或服務要自製、租賃或外包。如果選擇外包，則要擬出外包計畫，以及訂出產品及服務的規格。
在與賣方議定合約時，主要的判斷依據是產品的型態、成本或各項資源的可取得性；並且視專案的需求，選擇不同的合約類型；最後再以「合約工作說明書」，詳述工作內容及附帶工作條件（例如，要定期進行進度報告），讓賣方明白專案的需求及工作目標。
選定合約之後，接著還必須開出採購清單及規格，訂出找尋賣方的遊戲規則；其中最重要的步驟就是，備齊所有外購所需的文件或表單，例如邀請廠商參與競標的「投標邀請書」、用於價格詢問的「詢價書」等。通常，專案團隊在這個階段，也應該著手建立供應商選擇時的SOP（standard operating procedure，標準作業程序）和評定標準。
2.執行採購：廠商根據買方開出的需求（例如，確認要購買的項目、數量，以及所需的功能和規格），提供賣方報價單。在此階段，專案團隊將必須在「招標說明會」上，回覆賣方所提出的諸多問題，並在說明會結束後，將所有答詢紀錄文件化，傳送給所有的賣方（廠商），確保所有潛在賣方都能接收到相同並正確的資訊。
在完成了「合格賣方清單」「賣方建議書」或標單後，再來就是進行賣方選定：這個工作的重點就在於列出最能滿足專案需求，並且能有效降低專案風險的賣方。在一般狀況下，專案團隊通常都會同時選擇多個賣方，以分散專案風險；除非是專案面臨了很大時程壓力、賣方具有專案所需產品的專利權、賣方具有獨特能力或資格（例如，具有某國際認證），或是雙方已簽訂長期合作條約等情況下，才會選擇單一賣方。
另外，選擇賣方時，為了降低主觀認知或偏見，專案團隊會採用「加權系統」（Weighting System），依專案需求、重要性等評量項目，權衡給分，最後再以總分計算選擇。
3.管理採購：完成賣方選定之後，這時就進入了「合約管理」的階段，目的是要確認買、賣雙方都確實遵守合約中，白紙黑字定下來的規範和權利義務，同時維護雙方權益。有些組織會為了集中管理各項合約，而設立專職單位，此舉的優點是能提升合約處理的專業性；不過，這種分成兩個單位作業的方式，也會造成專案經理難以取得合約專業人員的協助。
4.結束採購：在結案之前，必須完成每一項專案採購的流程。除了要按照合約上的結案程序，驗收外包專案產品／採購項目，同時也要從此次採購流程中累積知識與技能，將專案中的經驗值、實務上的風險或規畫，轉化成文件，方便日後其他專案參考之用。在採購過程中，專案經理雖然不直接處理合約相關事宜，但還是要協助採購人員，辨識所有風險，完成專案風險分析，同時協助建立、修改及管理合約。
嚴選供應商，把關品質
中華採購管理協會常務理事廖國明，曾在其部落格發表一篇談專案採購管理的文章中指出，在專案管理中，採購是很容易被忽略的一環，常會發生因採購環節規畫不夠嚴謹、樣品延遲送到，造成試驗時間也跟著往後拖，因而牽動到其他流程等等問題發生。
專案採購畢竟不同於一般日常採購，並未設有明確的KPI（關鍵績效指標）或衡量標準，因此對採購而言，他們很難判斷該如何適時地提供資源，協助專案完成，而這也形成了專案實務上的盲點，執行時應特別留意。
此外，在採購實務上最不可輕忽的一件事，就是「供應商的挑選」。廖國明寫道，在招商作業時，新產品開發專案，與一般工程或其他專案，有很大的差異。新產品開發專案因為屬於連續性製造的一環，當產品開發完、專案結束之後，就會移轉到生產線，成為日常管理的一部分，所以通常會從公司既有的合作對象中，遴選供應商。
然而，對一般專案或公共工程來說，一個案子做完後，不知相隔多久之後，才會再有類似專案出現，對供應商的了解，很難從過去交易紀錄來判斷；也因此，即使想要審慎評估供應商的資格和品質，也只能透過書面資料來評估，挑選過程自然無法像新產品開發專案那樣嚴謹。
針對如何評估「陌生或不熟悉廠商」的品質或能力，廖國明建議可參考過去的案例，或調查客戶口碑；至於經常被納入考量的ISO認證，則因為許多廠商的「文件製作技術」優於其「執行經驗」，因此僅供參考即可。
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消息來源：經理人月刊MANAGERtoday
文章來源：
http://www.managertoday.com.tw/?p=2041
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